اسکایپ

از دیر باز همواره ارتباطات داخل و خارج سازمان ها ، چالشی مهم و یکی از دغدغه های مدیران سطح کلان بوده است. تسهیل و تسریع این ارتباطات برای سازمان ها همواره دارای ارزش افزوده ی مطلوبی بوده تا جایی که اختلال در این گونه فرآیند ها ، روند کاری سازمان ها را دچار اخلال کرده است . از جمله ی این سیستم ها میتوان به سیستم تلفن و فکس که از جمله ابتدایی ترین این سیستم ها هستند اشاره کرد.
اما با گذشت زمان و پیشرفت صنعت فناوری اطلاعات ، این صنعت توانسته سایر نیازهای سازمان ها را با ارائه تکنولوژی های جدید ، برآورده کند .

یکی از کمبودهایی که همواره در سازمان های متوسط و بزرگ ، به طور ملموس حس می شود عدم ارتباط شفاف ، سریع و راحت میان تمامی رده های سازمان می باشد . از جمله دغدغه های سازمان ها در این حوزه عبارتند از :

  • null
    نیاز به حضور فیزیکی برای انتقال یک پیام ساده که گسست ذهنی کارمند را در پی دارد.
  • null
    افزایش بی مورد تماس ها و تردد های بین واحدی برای انتقال پیام های کوتاه و ساده
  • null
    نیاز به حضور فیزیکی مدیران و کارشناسان حاضر در یک جلسه
  • null
    عدم قابلیت برقراری تماس صوتی و تصویری با مدیران و کارشناسان در خارج از محل کار(به طور مثال تماس با افرادی که مرخصی یا ماموریت خارج از کشور هستند)
  • null
    عدم قابلیت بررسی ، ردگیری و مشاهده ی تماس های تلفنی از دست رفته

حال با توجه به آنچه در بالا گفته شد ، به بیان و شرح استفاده از اسکایپ در سازمان خواهیم پرداخت :

  • null
    قابلیت ارسال پیام های کوتاه با استفاده از کامپیوتر و موبایل به جای تماس تلفنی و یا حضور فیزیکی.
  • null
    قابلیت ردگیری پیام ها و استناد به آنها.
  • null
    قابلیت بررسی حضور یا عدم حضور افراد.
  • null
    قابلیت برقراری ویدئو کنفرانس و حضور در جلسات حتی با یک موبایل یا تبلت.
  • null
    قابلیت برقراری تماس صوتی و تصویری با افرادی که در ماموریت و یا مرخصی خارج از دسترس هستند.
  • null
    قابلیت ردگیری و بررسی تماس های از دست رفته و همچنین ارسال صدا به صورت ایمیل.
  • null
    قابلیت IVR یا منشی اتوماتیک.

مزایای استفاده از اسکایپ در سازمان ها :

  • null
    افزایش تمرکز مدیران و کارشناسان در پی کاهش گسست ذهنی به سبب مراجعات فیزیکی یا تلفنی.
  • null
    قابلیت پیگیری وظایف به وصورت مستند.
  • null
    زمان بندی ساده تر جلسات به سبب عدم نیاز به حضور فیزیکی اعضای جلسه.
  • null
    دسترسی ساده تر به مدیران و کارشناسانی که به هر دلیل در محل کار حاضر نیستند.
  • null
    بررسی حضور یا عدم حضور افراد بدون نیاز به چک فیزیکی یا دوربین.
  • null
    افزایش قابلیت پاسخگویی به تمامی تماس های مشتریان.

با توجه به آنچه در بالا گفته شد و بررسی های میدانی در سازمان هایی که از سرویس اسکایپ بهره مند هستند میتوان دریافت که استفاده از اسکایپ ، در صورت نهادینه شدن فرهنگ استفاده از آن میتواند برای سازمان ها در گردش سریع و شفاف اطلاعات تاثیر چشم گیری داشته و بسیاری از روند های طاقت فرسا را تبدیل به یک فرآیند چابک نماید .