از دیر باز همواره ارتباطات داخل و خارج سازمان ها ، چالشی مهم و یکی از دغدغه های مدیران سطح کلان بوده است. تسهیل و تسریع این ارتباطات برای سازمان ها همواره دارای ارزش افزوده ی مطلوبی بوده تا جایی که اختلال در این گونه فرآیند ها ، روند کاری سازمان ها را دچار اخلال کرده است . از جمله ی این سیستم ها میتوان به سیستم تلفن و فکس که از جمله ابتدایی ترین این سیستم ها هستند اشاره کرد.
اما با گذشت زمان و پیشرفت صنعت فناوری اطلاعات ، این صنعت توانسته سایر نیازهای سازمان ها را با ارائه تکنولوژی های جدید ، برآورده کند .

یکی از نیازهایی که سازمان ها همواره درگیر رفع آن بوده اند ، نیاز به مکتوب بودن دستورات ، اطلاعیه ها ، وظایف و فرم های مختلف درون سازمانی و نیاز به ارتباط با مشتریان ، کارفرما ، پیمان کار و تامین کنندگان برون سازمانی می باشد که سازمان های سنتی را مجبور به استفاده از کاغذ کرده است. از جمله معایب استفاده از این گونه فرآیند ها به صورت دستی میتوان به موارد زیر اشاره کرد :

  • null
    صرف زمان طولانی برای طی مراتب سازمانی.
  • null
    عدم دسترسی به مستندات از خارج محل کار.
  • null
    مشکل بایگانی و فضا.
  • null
    مشکل عدم قابلیت جستجوی سریع.
  • null
    عدم قابلیت پیگیری نامه یا هر مستند دیگر به صورت شفاف.

نکته ی قابل توجه در سیستم های سنتی این است که طبق تحقیقات به عمل آمده در یک سازمان متوسط به طور میانگین برای طی مراحل اداری هر فرآیند به صورت سنتی بین 3 تا 4 روز زمان نیاز است .

حال با توجه به آنچه در بالا گفته شد ، به بیان و شرح استفاده از ساختار ایمیل در سازمان خواهیم پرداخت :

4.ارسال فرم هایی نظیر شماره تماس ها ، نظر سنجی ، فرم های امور کارکنان ، فیش حقوقی و … در قالب ایمیل

5.ارتباط با خریدار از طریق ایمیل

6.ارتباط مداوم واحد فروش و باشگاه مشتریان با مشتری و ارسال خبرنامه ، حراجی ها

7.ارتباط با تامین کنندگان داخلی و خارجی برای سفارش و خرید اجناس

8.استفاده از قابلیت هایی مانند تقویم ، جهت بررسی برنامه روزانه و یادآوری جلسات به صورت خودکار

1.ارسال اطلاعیه های درون سازمانی به کارمندان شرکت : در سازمان های سنتی اطلاع رسانی همواره از طریق بورد فیزیکی صورت می پذیرد ، حال آنکه در سازمان های مدرن با استفاده از ارسال یک ایمیل همه یا گروهی از افراد در کمترین زمان ممکن ، همه ی افراد گیرنده از محتوای ایمیل با خبر خواهند شد.

2.ابلاغ دستور به رده های مختلف سازمان و یا ارائه ی گزارش به مدیران بالا دست با استفاده از ارسال ایمیل

3.ارسال وظایف هر فرد و پیگری آنها توسط مدیر در قالب ایمیل سازمانی

مزایای استفاده از ایمیل در سازمان ها :

  • null
    تسریع فرآیندها ی سازمانی نسبت به مدل سنتی
  • null
    قابلیت پیگیری هر نامه و ایمیل
  • null
    قابلیت جستجوی ایمیل در کمترین زمان
  • null
    قابلیت دسترسی به ایمیل های سازمان از داخل و خارج سازمان
  • null
    قابلیت چک ایمیل از طریق کامپیوتر ، وب ، موبایل و تبلت

با توجه به آنچه در بالا گفته شد و بررسی های میدانی در سازمان هایی که از ساختار ایمیل سازمانی بهره مند هستند میتوان دریافت که استفاده از ایمیل سازمانی ، در صورت نهادینه شدن فرهنگ استفاده از آن میتواند برای سازمان ها در گردش سریع و شفاف اطلاعات تاثیر چشم گیری داشته و بسیاری از روند های طاقت فرسا را تبدیل به یک فرآیند چابک نماید .